Todos en algún momento hemos decidido ir al banco por la mañana para realizar algunas transacciones importantes. Pensamos que si llegamos temprano, podremos salir de las diligencias rápidamente, pero para sorpresa de muchos nos encontramos con una larga fila de personas. Inicialmente creemos muy positivamente que la espera no será tan larga, pero con el paso del tiempo nos damos cuenta de que la situación en vez de mejorar, empeora. Rápidamente nos percatamos de que el personal del banco parece estar trabajando lentamente, y solo hay un par de cajeros atendiendo a los clientes. Además, algunos de los cajeros tienen problemas técnicos con sus computadoras, lo que hace que el proceso sea aún más lento. La falta de personal y recursos parece ser evidente, ya que hay varias ventanillas cerradas. Finalmente logramos ser atendidos e iniciar con las transacciones. Pero para mala suerte nuestra, al revisar los recibos y documentos, nos dimos cuenta de que había errores en las transacciones realizadas. Al parecer la prisa y la presión para atender a tantos clientes en tan poco tiempo llevaron a errores administrativos. Después de arreglar estas situaciones, alcanzamos nuestro objetivo, pero la experiencia dejó un mal sabor de boca. Lamentablemente, una semana después, recibimos una notificación del banco que indica que aún faltan documentos para completar el proceso que iniciamos. Y no podemos evitar preguntarnos por qué esta información adicional no se solicitó en el momento de nuestra visita inicial al banco, evitando así retrasos innecesarios y complicaciones adicionales.
Esta situación desagradable, también se puede repetir en hospitales, colegios, empresas, entre otros lugares. Compartiendo un denominador común: procesos con problemas. Los procesos son los responsables de crear valor en las organizaciones, por lo que es esencial que operen de manera óptima. La calidad y la eficacia de los procesos son fundamentales para ofrecer una experiencia positiva al cliente y evitar situaciones frustrantes como las descritas en el ejemplo del banco.
A pesar de que todos reconocemos la importancia crucial de los procesos en el funcionamiento de las organizaciones, sorprendentemente, muchas de ellas carecen de un control efectivo sobre cómo operan estos procesos. A menudo, las empresas pueden tener dificultades para reconocer cuáles son los procesos que están impidiendo tener una eficiencia correcta.
Esta falta de control efectivo sobre los procesos trae consecuencias, esto provoca la acumulación anual de muchas horas de espera, la creación de cuellos de botella operativos y el impacto negativo en la toma de decisiones óptimas. Y esto a su vez trae consigo la pérdida de millones y millones de dólares. Además, esta problemática repercute directamente en la insatisfacción de los clientes, quienes experimentan servicios y productos que no cumplen con sus expectativas.
Históricamente, los analistas han utilizado herramientas de modelado de procesos para intentar representar y comprender las operaciones empresariales. Sin embargo, este enfoque ha estado sujeto a limitaciones, ya que a menudo se basa en percepciones y opiniones subjetivas de los participantes, quienes imaginan el proceso y su funcionamiento.
A finales de los años 90, el investigador Wil van der Aalst se planteó la pregunta crucial de que si existía una manera más objetiva de evaluar y analizar los procesos empresariales. Esta interrogante lo llevó a fundar una nueva rama conocida como la minería de procesos que está basada 100% en datos. Esta disciplina se ramifica en áreas especializadas como la “process discovery”, que se centra en la identificación de patrones y estructuras en los datos de eventos para tener una visión más amplia de cómo se llevan a cabo los procesos. Otra rama es el “conformance checking”, que evalúa el modelo de proceso esperado y la ejecución real. Y por último, “enhancement” que busca optimizar y mejorar los procesos identificados.
La aplicación de técnicas de minería de procesos puede compararse metafóricamente con una radiografía. Así como una radiografía proporciona una visión panorámica del interior del cuerpo, la minería de procesos ofrece una visión panorámica de las operaciones empresariales. Esto permite identificar los puntos críticos del proceso, así como los responsables y las razones detrás de los desafíos encontrados. De manera similar a cómo una radiografía destaca problemas en el cuerpo, la minería de procesos revela cuellos de botella, redundancias, actividades innecesarias, y proporciona claridad sobre las tareas que deberían realizarse y aquellas que se pasan por alto.
Por estas razones te invito a descubrir cómo optimizar tu negocio gracias a la minería de procesos que proporciona Neural Coders. No permitas que la pérdida de dinero continúe. Contáctanos para una consulta personalizada gratuita y déjanos mostrar cómo nuestras soluciones pueden transformar tu operación, identificar áreas de mejora y potenciar tus ganancias.
¡Contacta con nosotros hoy para un futuro más próspero!
